CV за административен служител

Административният служител или офис асистентът държи офиса подреден. Работодателят иска човек, на когото може да повери документите, телефона и графика, и да е спокоен, че нищо няма да се загуби.

Затова в CV-то трябва да личат три неща: точност, организираност и уверена работа с компютър. Самото CV е първото доказателство. Ако то е подредено и без грешки, вече показвате, че можете да работите внимателно.

Обичайният ред е:

• име, телефон, имейл и град
• кратко представяне в две или три изречения
• професионален опит, от последната работа назад
• образование
• компютърни умения
• други умения
• езици
• шофьорска книжка, ако работата включва пътуване

Една страница е достатъчна, ако опитът Ви е до няколко години. Две страници са добре, ако имате дълъг опит в различни фирми.

Пишете конкретно какво сте правили, с глаголи. Сравнете:

• Слабо: „Административна дейност.“
• По-добре: „Водя входящата и изходящата поща и деловодния регистър. Подготвям договори и фактури и поддържам графика на управителя.“

Типични задачи, които можете да опишете:

• посрещане на посетители и отговаряне на телефона
• входяща и изходяща кореспонденция, деловодство
• подготовка на договори, писма, фактури и справки
• организация на срещи, командировки и пътувания
• поръчка на консумативи и връзка с доставчици
• архив, електронен и на хартия
• помощ на счетоводството и на отдела по персонала

Не пишете числа, които не можете да обясните. Ако обаче знаете, че сте обработвали поща за цял отдел или сте подготвяли месечни справки, кажете го.

За тази работа компютърните умения често са най-важната част от раздела с умения. Пишете конкретно:

• MS Word: писма, договори, бланки
• MS Excel: таблици, формули, филтри
• Outlook или Gmail: поща и календар
• деловодна или счетоводна програма, с името ѝ
• онлайн срещи през Teams, Zoom или Google Meet

Другите умения добавете кратко:

• организация на документи и архив
• учтиво общуване по телефона
• точност и внимание към детайла
• спазване на срокове

Ако говорите английски или друг език, посочете нивото. В много офиси това е предимство.

Ето примерна част от CV. Името и фирмата са измислени.

Елена Стоянова
Административен служител, София

Кратко представяне
Административен служител с пет години опит в офис на търговска фирма. Работя точно с документи и уверено с MS Office. Търся постоянна работа в по-голям екип.

Опит
03.2021 досега: административен служител, „Пример Трейд“ ООД, София

• Водя входящата и изходящата кореспонденция
• Подготвям договори, писма и справки в Word и Excel
• Организирам срещите и пътуванията на управителя
• Поръчвам консумативи и поддържам връзка с доставчиците

Образование
2014 до 2018: бакалавър, „Бизнес администрация“

Компютърни умения
MS Word, MS Excel, Outlook, деловодна програма

Езици
Английски: B2

Много хора започват като офис асистенти без опит. Тогава сложете образованието напред и покажете всичко, което е близко до офис работа:

• практика или стаж
• помощ в семейна фирма
• организация на събития в училище или в университета
• курсове по компютърни умения или по деловодство

Краткото представяне тук е особено важно. Напишете какво можете, например „Работя уверено с Word и Excel и съм точна в работата с документи“.

Избягвайте:

• правописни и печатни грешки, защото в тази работа се забелязват първи
• „компютърна грамотност“ без нито една програма
• различни шрифтове и подравнявания в едно CV
• общи думи като „организиран“ и „отговорен“ без пример
• имейл адрес, който не изглежда сериозно

В лесноCV отговаряте на няколко въпроса за опита, образованието и уменията си. Под всеки въпрос има пример, а помощникът Ви предлага идеи, ако се затрудните. Мотивационното писмо е включено в цената.

Ако предпочитате да пишете сами, в „CV образец“ има празни шаблони в Word. Иначе накрая изтегляте професионално CV като PDF и Word за €5.99 еднократно, без абонамент.

Каква е разликата между административен служител и офис асистент?
Задачите често са едни и същи. Използвайте названието от обявата, за която кандидатствате.

Да сложа ли снимка?
Не е задължително. Ако сложите, нека е професионална.

Колко езика да напиша?
Всички, които говорите, с честно ниво. Майчиният език е на отделен ред.

Да пиша ли курс по деловодство или по MS Office?
Да, особено ако нямате дълъг опит. Напишете името на курса, организацията и годината.